Tenten
Tenten
Materiaal
Heel wat jeugdwerkorganisaties en vooral heel wat jeugdbewegingen maken gebruik van tenten tijdens hun vakanties of kampen om groepen in te laten overnachten, materiaal in te stockeren of als extra eet- of speelruimte.
Sommige groepen hebben die tenten zelf, andere groepen moeten op zoek naar tenten om te huren. Tenten zijn niet goedkoop in aankoop en in onderhoud, vandaar dat het niet evident is je eigen tenten uit te lenen en/of de nieuwe tenten aan te kopen.
Huren bij het ULDK
Het ULDK (uitleendienst kampmateriaal) is een dienst van de Vlaamse overheid gelegen in Nossegem (Zaventem). Via deze dienst kunnen jeugdwerkorganisaties in bijzonder, maar ook andere organisaties (buiten piekseizoen) tenten ontlenen.
Je kan tenten huren via het ULDK tussen 1 februari en 19 februari 2024. Op heden hebben ze +/- 2.200 seniortenten en +/- 3.150 patrouilletenten. Dit aantal evolueert lichtjes naargelang schadegevallen en/of herstellingswerken doorheen een seizoen.
Door het aanvraagmoment te verlaten, krijgen verenigingen meer tijd om alle informatie voor een correcte aanvraag te verzamelen. Als de kampplaats nog onduidelijk is, mag die zelfs later dan 19 februari 2024 ingevuld worden.
Alle andere gegevens moeten wel voor 20 februari ingediend zijn. Het vorige reservatiesysteem werkte met een manuele verdeling. Daarom duurde het enkele maanden om te bepalen hoeveel tenten elk groep kreeg. Dankzij de overschakeling naar een automatische verdeling zullen alle aanvragers al op 4 maart 2024 het aantal toegekende tenten kennen. De ULDK kiest hiermee ook voor een eerlijkere verdeling van tenten. Iedereen die een volledige aanvraag heeft ingediend vóór de deadline krijgt tenten. Bij het aanvragen van tenten geldt (nog steeds) de ingesteldheid: vraag enkel de tenten aan die je effectief nodig hebt.
Dat lijken enorm veel tenten. Hou er echter rekening mee dat er in de piekperiode van 10 juli tot 20 augustus heel veel organisaties tenten uitlenen bij ULDK. Zelf met 1000-en tenten zullen sommige organisaties geen tenten kunnen uitlenen of minder dan dat ze er nodig hebben. De tarieven van het ULDK zijn heel jeugdwerkvriendelijk. Alle info over tarieven en uitlenen vind je terug op deze website.
De aanvraag doen
Elk jaar opnieuw starten de aanvragen voor jeugdverenigingen de eerste maandag na de herfstvakantie. Deze datum worden steeds op voorhand gecommuniceerd door zowel het ULDK als de koepels van jeugdbewegingen en De Ambrassade.
Om tijdig je aanvraag te kunnen doen is het goed dat je dit in het oog houdt en ook de stappen voorafgaand aan een aanvraag al in orde brengt voor je jouw aanvraag kan indienen.
Je vindt alle nodige info terug op deze website.
Het Verenigingsloket wordt vanaf 30 januari 2024 de digitale toegangspoort tot informatie en dienstverlening aan verenigingen, ook voor de reservatie van tenten.
De regels op een rijtje
Voor je gaat huren bij het UDLK lees je ook best een het reglement. Het volledige reglement vind je via deze link.
Bekijk de regels rond:
- Aanvragen
- Afhalen en inleveren
- Wat bij schade of diefstal
- Grotere evenementen (niet kampen/vakanties)
- Wijzigingen en annuleringen
- Facturatie
- Tarieven en schadevergoedingen
Een aantal tips voor huren bij het UDLK
- Wacht niet tot de dag dat de inschrijvingen voor het aanvragen van tenten opengaan om je account in orde te maken. De account is op naam en niet op organisatie, wat soms de dag zelf nog wat problemen oplevert.
- Maak een duidelijk onderscheid tussen tenten die dienen om te slapen, tenten die dienen voor fourage en/of stockage en tenten als speel- of eettent. Hou vooral voor ogen dat tenten van het ULDK dienen om te slapen. Misschien kan je wel bij andere organisaties of groepen aankloppen voor die andere tenten?
- Vermijd de piekperiode (10 juli – 10 augustus) als het kan. Op die manier heb je meer zekerheid om de nodige tenten te kunnen reserveren.
- Wees solidair naar anderen toe. Het geeft geen zin om meer tenten aan te vragen dan je nodig hebt. We horen nog te vaak dat extra tenten ongebruikt op de camion of het terrein blijven liggen. Als je weet dat het ULDK daarvoor andere groepen heeft moeten teleurstellen is dit te betreuren.
- Vraag aan de eigenaar van je terrein ook eens wie er voor/na jou komt. Misschien is het wel een optie om een aantal tenten over te nemen of een aantal tenten te laten staan mits goede onderlinge afspraken.
Andere mogelijkheden
Het ULDK is vaak een goed aanbod qua prijs en kwaliteit voor heel wat groepen. Maar het ULDK kan de nood aan tenten in de piekperiode tussen 10 juli en 20 augustus niet volgen. Hoewel we dit kunnen beklagen is het anderzijds ook absurd om de nu reeds hoge tentenstock bij ULDK steeds verder uit te breiden in functie van die ene drukke maand.
Hoe los je het tekort dan toch op?
Ga eens aankloppen bij je buren
Groepen in de buurt
Zijn er groepen bij jou in de gemeente of in de bredere omgeving die eigen tenten hebben?
Willen ze die tenten eventueel verhuren aan jouw groep?
Oproep via sociale media
Er zijn heel wat facebookgroepen waar je eventueel je vraag eens kan stellen. Ga eens een kijkje nemen op de Facebook- of Instagrampagina van jouw jeugdraad of van de koepel van jouw jeugdbeweging. Soms is een oplossing voor jouw probleem dichterbij dan je zou denken.
De lokale uitleendienst
Het worden stilaan de uitzonderingen maar soms zitten er in de uitleendienst van jouw stad of gemeente toch nog wat tenten.
Misschien hebben ze niet perse slaaptenten maar bv. wel tenten die dienst kunnen doen als materiaal of fourage tent. Ook op die manier kan je al wat minder druk zetten op de typische slaaptenten die je bij het ULDK kan gaan huren.
Commerciële speelveld
Er zijn ook heel wat commerciële spelers die tenten verhuren, ook daar kan je dus zeker een kijkje nemen. Verschiet vooral niet van de prijzen daaraan verbonden en vergeet ook zeker in deze gevallen niet te kijken naar eventuele verzekeringen tegen diefstal en/of schade door bv. storm of wateroverlast.